Verwerkersovereenkomst

Versie 1.0 · 11 oktober 2026

Waarom deze overeenkomst?

Ailard B.V. bouwt en beheert software voor uw bedrijf. In die software staan persoonsgegevens, bijvoorbeeld van uw klanten, relaties of medewerkers. Ailard kan bij die gegevens, omdat Ailard de software ontwikkelt en beheert.

De wet (de AVG) noemt u dan de verwerkingsverantwoordelijke en Ailard de verwerker. Artikel 28 van de AVG verplicht ons om afspraken vast te leggen over hoe Ailard met uw gegevens omgaat. Dat doen we in deze overeenkomst.

Deze overeenkomst hoort bij de opdracht die u aan Ailard geeft (de offerte, opdrachtbevestiging of beheerovereenkomst). Hierna noemen we dat de hoofdovereenkomst. Op de hoofdovereenkomst zijn de algemene voorwaarden van toepassing. Hoe Ailard met gegevens omgaat waarvoor Ailard zelf verantwoordelijk is, leest u in de privacyverklaring.

Partijen

1. De klant, zoals genoemd in Bijlage A. Hierna: "u" of "de klant".
2. Ailard B.V., gevestigd in Den Haag, ingeschreven bij de KvK onder nummer 42120120, vertegenwoordigd door Allard Volker, bestuurder. Adres: Wingerdstraat 63, 2565 VB Den Haag. Hierna: "Ailard".

Artikel 1 – Begrippen

Woorden als persoonsgegevens, verwerken, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, inbreuk in verband met persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens betekenen in deze overeenkomst hetzelfde als in de AVG. Verder bedoelen we met:

• AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).
• Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Dat is een beveiligingsincident waardoor persoonsgegevens verloren gaan, worden vernietigd, veranderd, of in handen komen van iemand die er niet bij mag.
• Subverwerker: een ander bedrijf dat Ailard inschakelt en dat daarbij uw persoonsgegevens verwerkt.
• Productieomgeving: de server en database waarop de software voor uw bedrijf draait.
• Stagingomgeving: de testomgeving van Ailard, waarop nieuwe versies worden getest voordat ze naar productie gaan.
• AI-dienst: een dienst die een taalmodel draait, waarmee de software bijvoorbeeld een concepttekst schrijft of een factuur uitleest.
• Schriftelijk: op papier of per e-mail.

Artikel 2 – Onderwerp en rollen

1. Ailard verwerkt persoonsgegevens voor u, voor zover dat nodig is om de hoofdovereenkomst uit te voeren. Denk aan het bouwen, testen, installeren, beheren, onderhouden en ondersteunen van uw software, en het laten draaien van de AI-functies daarin.
2. Welke gegevens dat zijn, van wie, waarvoor en hoe lang, staat in Bijlage A. U vult die bijlage samen met Ailard in.
3. U bent verantwoordelijk voor de verwerking. U bepaalt het doel. U zorgt ervoor dat u een geldige grondslag hebt, dat u uw betrokkenen goed informeert en dat de gegevens kloppen. U staat ervoor in dat Ailard de gegevens mag verwerken zoals in deze overeenkomst staat.
4. Ailard gebruikt uw gegevens niet voor eigen doelen. Ailard verkoopt ze niet, deelt ze niet met anderen dan in deze overeenkomst staat en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen. Gegevens over uw eigen contactpersonen, die Ailard nodig heeft voor de samenwerking en de facturen, verwerkt Ailard wel als verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de privacyverklaring.
5. Server op uw naam. Draait uw productieomgeving op een server die u zelf huurt (dus op uw naam), dan sluit u zelf het contract met die hostingpartij. Die partij is dan uw eigen verwerker en geen subverwerker van Ailard. Ailard heeft op die server beheerdertoegang namens u. Huurt Ailard de server voor u, dan is de hostingpartij wel een subverwerker van Ailard. In Bijlage A staat welke situatie voor u geldt.

Artikel 3 – Alleen op uw instructie

1. Ailard verwerkt de persoonsgegevens alleen op uw schriftelijke instructie. Deze overeenkomst, Bijlage A, de hoofdovereenkomst en het gebruik van de software zoals bedoeld zijn samen uw instructies. Andere instructies geeft u schriftelijk.
2. Dit geldt ook voor het doorgeven van gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Zie artikel 9.
3. Soms verplicht een wet Ailard om gegevens te verwerken of af te geven, bijvoorbeeld op bevel van een rechter. Dan meldt Ailard u dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
4. Vindt Ailard dat een instructie in strijd is met de AVG of een andere privacyregel? Dan meldt Ailard dat direct. Ailard hoeft zo'n instructie niet uit te voeren zolang u haar niet hebt bevestigd of aangepast.

Artikel 4 – Geheimhouding

1. Ailard houdt de persoonsgegevens geheim. Dat geldt ook na het einde van deze overeenkomst.
2. Ailard is een bedrijf van één persoon, zonder personeel. Alleen de bestuurder heeft toegang tot uw gegevens. Schakelt Ailard toch een andere persoon in, zoals een freelancer, dan tekent die persoon vooraf een geheimhoudingsverklaring. Verwerkt die persoon daarbij persoonsgegevens, dan geldt artikel 8 (subverwerkers).
3. Hebt u een wettelijke geheimhoudingsplicht, bijvoorbeeld als accountant, advocaat of zorgverlener? Dan houdt Ailard zich aan dezelfde geheimhouding voor de gegevens die daaronder vallen. Ailard is dan een hulppersoon, en mag de gegevens alleen gebruiken voor het werk voor u.

Artikel 5 – Beveiliging

1. Ailard neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen (artikel 32 AVG). Daarbij houdt Ailard rekening met de stand van de techniek, de kosten, de aard van de gegevens en de risico's voor de betrokkenen.
2. De maatregelen staan in Bijlage B. Ailard mag ze aanpassen, zolang het beveiligingsniveau daardoor niet lager wordt.
3. Geen enkele beveiliging is perfect. Ailard kan niet garanderen dat er nooit iets misgaat. Ailard zorgt wel dat het niveau passend blijft en controleert dat regelmatig.
4. Een deel van de beveiliging ligt bij u. U zorgt voor goede wachtwoorden en tweestapsverificatie voor uw gebruikers, voor het tijdig intrekken van accounts van vertrekkende medewerkers, en voor de beveiliging van uw eigen computers en netwerk.

Artikel 6 – AI in de software

1. Bevat uw software AI-functies, dan stuurt de software voor die functies gegevens naar een AI-dienst. U kiest in Bijlage A het AI-niveau: - Standaard: Claude via de API van Anthropic PBC, met verwerking in de Verenigde Staten. - EU (op afspraak): Claude via Amazon Web Services (AWS) Bedrock, met verwerking alleen in datacenters in de EU. - Soeverein: een open model bij een Europese aanbieder (Scaleway of OVHcloud), of op een eigen server van Ailard bij Hetzner in Duitsland of Finland. Er zit dan geen Amerikaans bedrijf in de keten. - On-site: een model op een server bij u op kantoor. - Geen AI: de AI-functies staan uit.
2. Standaard: verwerking in de VS. Op het niveau Standaard gaan de gegevens voor de AI-functies naar Anthropic PBC in de Verenigde Staten. Anthropic biedt geen keuze voor verwerking alleen in de EU. De doorgifte gebeurt op basis van de verwerkersvoorwaarden van Anthropic met standaardcontractbepalingen (zie artikel 9). Wilt u geen AI via de VS? Kies dan het niveau EU, Soeverein of On-site, of laat de AI-functies uitzetten.
3. Ailard richt de AI-dienst zo in dat de aanbieder uw invoer en de antwoorden niet bewaart, voor zover de dienst dat toelaat. Bij AWS Bedrock zet Ailard de bewaring op "geen" (zero data retention). Ailard gebruikt alleen modellen die met die instelling werken. Waar een aanbieder toch iets bewaart, staat dat op de lijst met subverwerkers.
4. Uw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, niet door Ailard en, volgens hun voorwaarden, niet door de AI-diensten.
5. De software stuurt alleen de gegevens naar de AI-dienst die voor de taak nodig zijn. Waar het kan, maskeert of verwijdert de software gegevens vooraf, zoals BSN's en rekeningnummers die niet nodig zijn.
6. Wat de AI maakt, is een concept. Een mens in uw organisatie controleert het voordat het wordt gebruikt. Hoe Ailard AI inzet en welke toepassingen Ailard níet bouwt, staat in de AI-verklaring.
7. Wil Ailard voor uw software overstappen naar een andere AI-dienst? Dan geldt de procedure voor nieuwe subverwerkers (Bijlage C).

Artikel 7 – Ontwikkelen en testen

1. Ailard test op de stagingomgeving met verzonnen (synthetische) of onherkenbaar gemaakte testgegevens, niet met uw echte persoonsgegevens.
2. Is het voor het oplossen van een storing echt nodig om met echte gegevens te werken, dan doet Ailard dat zoveel mogelijk op uw eigen productieomgeving. Moet er toch een kopie worden gemaakt, dan is die versleuteld, alleen voor dat doel, en wist Ailard haar direct na afloop. Ailard legt vast wanneer dat is gebeurd.
3. Ailard gebruikt bij het programmeren AI-hulpmiddelen. Die hulpmiddelen krijgen geen toegang tot uw productieomgeving of uw persoonsgegevens. Ailard plakt geen echte gegevens in prompts en koppelt zulke hulpmiddelen niet aan uw database of server. De broncode en de verzonnen testgegevens mogen wel met zo'n hulpmiddel worden bewerkt.

Artikel 8 – Subverwerkers

1. U geeft Ailard algemene toestemming om de subverwerkers in te schakelen die op de lijst met subverwerkers staan. Welke daarvan voor uw software worden gebruikt, staat in Bijlage A.
2. Wil Ailard een nieuwe subverwerker inschakelen of een bestaande vervangen, dan volgt Ailard de procedure in Bijlage C. U kunt dan bezwaar maken.
3. Ailard legt elke subverwerker schriftelijk minstens dezelfde privacyplichten op als in deze overeenkomst staan. Bij grote aanbieders (zoals AWS of Google) gebeurt dat via hun standaard verwerkersvoorwaarden. Ailard controleert vooraf of die voldoende bescherming bieden.
4. Ailard blijft tegenover u verantwoordelijk voor wat een subverwerker doet.

Artikel 9 – Gegevens buiten de EER

1. Ailard verwerkt uw gegevens in de EER, tenzij Bijlage A of de lijst met subverwerkers iets anders zegt. Kiest u voor het AI-niveau Standaard, dan gaan de gegevens voor de AI-functies naar de Verenigde Staten (artikel 6).
2. Gaan er toch gegevens naar een land buiten de EER, dan gebeurt dat alleen als de AVG het toestaat. Bijvoorbeeld omdat de Europese Commissie het land of het bedrijf als veilig heeft aangemerkt (zoals onder het EU-US Data Privacy Framework), of omdat er standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) zijn afgesloten. Welke grondslag per subverwerker geldt, staat op de lijst met subverwerkers.
3. Ook als de verwerking in de EU plaatsvindt, kan een Amerikaans moederbedrijf (zoals bij AWS en Google) onder Amerikaanse wetten een verzoek tot toegang krijgen. Ailard noemt dat risico eerlijk in de hulp bij uw DPIA. Wilt u dat risico niet, kies dan het AI-niveau Soeverein of On-site.
4. Vervalt de grondslag voor een doorgifte (bijvoorbeeld omdat een rechter het Data Privacy Framework ongeldig verklaart), dan meldt Ailard u dat en stelt Ailard een oplossing voor.

Artikel 10 – Hulp bij verzoeken van betrokkenen

1. Mensen van wie u gegevens verwerkt, hebben rechten. Ze mogen hun gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, en bezwaar maken. U handelt zulke verzoeken af.
2. Ailard helpt u daarbij, voor zover dat redelijk is. Bijvoorbeeld door gegevens op te zoeken, te exporteren of te verwijderen als de software dat zelf niet kan.
3. Krijgt Ailard zo'n verzoek rechtstreeks binnen, dan stuurt Ailard het binnen 2 werkdagen naar u door. Ailard reageert niet zelf inhoudelijk, tenzij u dat vraagt.

Artikel 11 – Hulp bij beveiliging, DPIA en raadpleging

Ailard helpt u, met de informatie die Ailard heeft, om te voldoen aan uw plichten uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG. Concreet:

• Ailard geeft u de informatie over de beveiliging die u nodig hebt (Bijlage B).
• Ailard helpt bij datalekken zoals in artikel 12 en Bijlage D staat.
• Ailard levert per AI-functie een ingevulde beschrijving voor uw gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA): welke gegevens, waarheen, welke risico's en welke maatregelen. U blijft zelf verantwoordelijk voor de DPIA en de conclusie.
• Moet u de Autoriteit Persoonsgegevens vooraf raadplegen (artikel 36 AVG), dan levert Ailard de technische informatie die daarvoor nodig is.

Artikel 12 – Datalekken

1. Ontdekt Ailard een datalek bij gegevens die Ailard voor u verwerkt? Dan meldt Ailard dat zonder onnodige vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat Ailard het lek heeft ontdekt.
2. Wat de melding bevat en hoe het verder gaat, staat in Bijlage D.
3. U beslist of het lek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen. Ailard meldt dat niet zelf namens u, tenzij u dat schriftelijk vraagt.
4. Ailard neemt direct maatregelen om het lek te stoppen en de gevolgen te beperken.

Artikel 13 – Informatie en audits

1. Ailard geeft u alle informatie die u nodig hebt om aan te tonen dat de afspraken uit artikel 28 AVG worden nagekomen.
2. U mag controleren of Ailard zich aan deze overeenkomst houdt. Ailard laat u eerst de documentatie zien (zoals de beveiligingsmaatregelen, het datalekregister voor zover het u betreft en de verwerkersvoorwaarden van subverwerkers). Is dat niet genoeg, dan mag u een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht.
3. Voor een audit geldt: - maximaal één keer per 12 maanden, behalve na een datalek of op verzoek van een toezichthouder; - u kondigt de audit minstens 30 dagen vooraf aan, behalve bij een ernstig datalek; - de audit verstoort het werk van Ailard en de gegevens van andere klanten niet; - u betaalt de kosten van de audit, ook de tijd die Ailard eraan besteedt. Ailard noemt daarvoor vooraf een vaste prijs. Blijkt uit de audit dat Ailard zich op een belangrijk punt niet aan deze overeenkomst houdt, dan betaalt Ailard de kosten.
4. Ailard herstelt tekortkomingen uit de audit binnen een redelijke termijn.

Artikel 14 – Als u zelf verwerker bent

1. Soms verwerkt u gegevens zelf in opdracht van uw eigen klanten. Een administratiekantoor doet dat bijvoorbeeld voor de administraties van zijn klanten. Ailard is dan een subverwerker in de keten.
2. U zorgt dat uw eigen klanten toestemming hebben gegeven om Ailard (en de subverwerkers op de lijst) in te schakelen. U geeft bezwaren van uw klanten tegen een subverwerker op tijd door.
3. De instructies van uw klanten lopen via u. Ailard volgt alleen uw instructies.
4. Afspraken die u met uw klanten maakt en die strenger zijn dan deze overeenkomst, gelden alleen voor Ailard als u die schriftelijk met Ailard hebt afgesproken.

Artikel 15 – Duur, einde, teruggeven en wissen

1. Deze overeenkomst loopt zolang Ailard voor u persoonsgegevens verwerkt. Ze eindigt niet eerder dan de hoofdovereenkomst.
2. Na het einde van de hoofdovereenkomst kiest u of Ailard de gegevens teruggeeft of wist. Teruggeven gebeurt binnen 30 dagen in een gangbaar formaat, zoals een database-export.
3. Daarna wist Ailard alle kopieën die Ailard zelf heeft, zoals op de stagingomgeving, de computer van Ailard en back-ups die Ailard bewaart. Back-ups bij Ailard verdwijnen door het normale back-upschema uiterlijk na 30 dagen.
4. Staat de productieomgeving op uw naam, dan blijven de gegevens daar bij u. Ailard verwijdert dan zijn eigen toegang: accounts, sleutels en wachtwoorden.
5. Ailard bevestigt het wissen schriftelijk.
6. Moet Ailard gegevens langer bewaren omdat een wet dat eist, dan blijft deze overeenkomst voor die gegevens gelden.

Artikel 16 – Kosten

1. Gewone hulp volgens deze overeenkomst zit in de prijs van de hoofdovereenkomst.
2. Voor extra werk mag Ailard een vergoeding vragen. Denk aan audits, een uitgebreide DPIA, veel verzoeken van betrokkenen of extra instructies die werk kosten. Ailard noemt daarvoor vooraf een vaste prijs, zoals bij meerwerk in de algemene voorwaarden. Ailard begint pas als u die prijs hebt geaccepteerd, behalve als de wet snelle hulp vereist, zoals bij een datalek of een verzoek van een betrokkene met een wettelijke termijn.
3. Ailard rekent geen kosten als het werk nodig is door een fout of tekortkoming van Ailard of een subverwerker.

Artikel 17 – Aansprakelijkheid

1. Voor de aansprakelijkheid gelden de regels uit de hoofdovereenkomst en de algemene voorwaarden, voor zover de wet dat toestaat.
2. Dit doet niets af aan de rechten van betrokkenen tegenover u of Ailard op grond van artikel 82 AVG.
3. Geeft u een instructie die in strijd is met de wet, en handelt Ailard daarnaar nadat Ailard u op het probleem heeft gewezen? Dan komt de schade die daaruit volgt voor uw rekening.

Artikel 18 – Wijzigingen

1. Ailard mag deze standaardversie aanpassen, bijvoorbeeld door nieuwe wetgeving. Ailard meldt u wijzigingen minstens 30 dagen vooraf. Een wijziging die uw bescherming verlaagt, geldt alleen als u ermee instemt.
2. Bijlage A past u samen met Ailard aan als er iets verandert in de verwerking, zoals een nieuwe AI-functie of een nieuwe soort gegevens.

Artikel 19 – Rangorde, recht en geschillen

1. Spreken documenten elkaar tegen, dan geldt deze volgorde: (1) deze verwerkersovereenkomst en de bijlagen; (2) de hoofdovereenkomst; (3) de algemene voorwaarden. Op het gebied van privacy gaat deze overeenkomst dus voor.
2. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
3. Geschillen legt u eerst aan Ailard voor, zodat we samen een oplossing kunnen zoeken. Lukt dat niet, dan beslist de bevoegde rechter in Den Haag, tenzij de wet een andere rechter aanwijst.

Ondertekening

Deze overeenkomst geldt vanaf de datum van ondertekening van Bijlage A. Ondertekenen mag ook digitaal.

Bijlage A – Specificatie van de verwerking

Dit formulier vult u per klant samen met Ailard in. Wijzigt er iets, dan maken we een nieuwe versie.

A.1 Gegevens van de klant

A.2 Uw rol

Kruis aan wat geldt:

• ☐ U bent zelf verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevens.
• ☐ U bent (ook) verwerker voor uw eigen klanten, bijvoorbeeld als administratiekantoor. Dan is Ailard subverwerker (artikel 14). Aantal klanten waarvoor dit geldt (ongeveer): ……
• ☐ U hebt een wettelijke geheimhoudingsplicht (bijvoorbeeld accountant, zorgverlener). Welke: ……

A.3 De software en wat Ailard doet

A.4 Doelen van de verwerking

Waarvoor gebruikt u de software? Kruis aan en vul aan.

• ☐ Klantrelaties en contactgegevens bijhouden (CRM)
• ☐ Offertes, rapporten of adviezen maken
• ☐ Projecten, opdrachten of inspecties plannen en vastleggen
• ☐ Facturen, betalingen en boekhouding verwerken
• ☐ Administraties voor uw eigen klanten voeren
• ☐ Een klantportaal aanbieden
• ☐ Interne taken en notities beheren
• ☐ Rapportages en cijfers (dashboards) maken
• ☐ Anders: ……

A.5 Soorten persoonsgegevens

A.6 Van wie zijn de gegevens? (betrokkenen)

A.7 Bewaartermijnen

U bepaalt hoe lang gegevens worden bewaard. Ailard richt de software zo in dat die termijnen worden gevolgd, als u dat vraagt.

Vaste afspraken van Ailard:

• Technische logs (zonder inhoud): 30 dagen.
• Logboek van AI-verzoeken (wie, wanneer, welke functie, zonder inhoud): 1 jaar.
• Back-ups: zie A.8.

A.8 Waar staan de gegevens?

A.9 AI-niveau en AI-functies

Kies één AI-niveau (zie artikel 6):

• ☐ Standaard – Claude via de API van Anthropic, verwerking in de Verenigde Staten.
• ☐ EU – Claude via AWS Bedrock, verwerking alleen in de EU, geen opslag van invoer.
• ☐ Soeverein – open model bij een Europese aanbieder of op een eigen server van Ailard in de EU. Welke: ……
• ☐ On-site – model op een server bij u op kantoor.
• ☐ Geen AI.

Welke AI-functies staan aan, en welke gegevens gaan daarbij naar de AI-dienst?

A.10 Subverwerkers voor deze klant

Welke subverwerkers van de lijst worden voor uw software gebruikt?

A.11 Overige afspraken

Bijlage B – Beveiligingsmaatregelen

Dit zijn de maatregelen die Ailard neemt (artikel 32 AVG). Ze passen bij een klein bedrijf dat software bouwt en beheert op servers van de klant, of op servers die Ailard voor de klant regelt.

B.1 Organisatie

• Ailard heeft een informatiebeveiligingsbeleid. Ailard bekijkt het minstens één keer per jaar opnieuw, en na elk ernstig incident.
• Alleen de bestuurder van Ailard heeft toegang tot klantgegevens. Andere personen krijgen alleen toegang na een geheimhoudingsverklaring en na toestemming van de klant als het om een subverwerker gaat.
• Ailard houdt een overzicht bij van alle systemen, accounts en sleutels per klant.
• Ailard kiest leveranciers zorgvuldig, sluit met elke subverwerker een verwerkersovereenkomst en controleert hun beveiliging (zoals ISO 27001-certificering).

B.2 Toegang

• Toegang tot servers gaat alleen met persoonlijke SSH-sleutels, die met een wachtwoord zijn beveiligd. Inloggen met alleen een wachtwoord staat uit.
• Op alle accounts waar dat kan, staat tweestapsverificatie (MFA): e-mail, codehosting, cloudaccounts, AI-diensten en hostingaccounts.
• Wachtwoorden en sleutels staan in een wachtwoordkluis, niet in losse bestanden of in de broncode.
• Elke klant heeft eigen sleutels en wachtwoorden. Ailard hergebruikt die niet tussen klanten.
• Ailard krijgt niet meer rechten dan nodig. Toegang tot uw productieomgeving gebruikt Ailard alleen voor beheer, updates, storingen en ondersteuning.
• Stopt de samenwerking, dan trekt Ailard alle eigen toegang in.

B.3 Versleuteling

• Alle verbindingen met de software en tussen systemen lopen versleuteld (minimaal TLS 1.2).
• De laptop en andere apparaten van Ailard hebben volledige schijfversleuteling.
• Back-ups die Ailard beheert, worden versleuteld opgeslagen.
• Versleuteling van de opslag op de productieserver hangt af van de hostingpartij. Ailard adviseert u daarover en zet het aan waar dat kan.

B.4 Scheiding en testgegevens

• De software van elke klant draait op een eigen server en database. Gegevens van verschillende klanten worden niet gemengd.
• Op de stagingomgeving staan geen echte persoonsgegevens, alleen verzonnen of onherkenbaar gemaakte testgegevens.
• Ailard bewaart geen kopieën van productiedatabases op de eigen laptop. Is een kopie tijdelijk nodig om een storing op te lossen, dan is die versleuteld en wist Ailard haar direct na afloop.

B.5 AI-diensten

• AI-diensten zijn zo ingesteld dat ze invoer en antwoorden niet bewaren, waar de dienst dat toelaat (bij AWS Bedrock: bewaring "none", afgedwongen met een accountbeleid).
• De software stuurt alleen de gegevens die nodig zijn. Waar mogelijk worden gegevens vooraf gemaskeerd.
• Inhoud van AI-verzoeken komt niet in logs. Het logboek legt alleen vast wie, wanneer en welke functie.
• Ailard gebruikt bij het programmeren AI-hulpmiddelen alleen met broncode en verzonnen testgegevens. Ze krijgen geen verbinding met productieservers of databases van klanten.

B.6 Updates en kwetsbaarheden

• Ailard installeert beveiligingsupdates voor besturingssystemen en softwarebibliotheken regelmatig, minstens één keer per maand.
• Updates voor ernstige, actief misbruikte kwetsbaarheden installeert Ailard zo snel als redelijkerwijs kan.
• Ailard controleert de gebruikte softwarebibliotheken automatisch op bekende kwetsbaarheden.
• Elke wijziging in de software wordt eerst getest op de stagingomgeving.

B.7 Logging en controle

• De server legt vast wie inlogt en wanneer. Ailard bewaart deze logs 90 dagen.
• In logs en foutmeldingen komen zo min mogelijk persoonsgegevens.
• Ailard controleert de werking van de software en de server en krijgt een melding bij storingen.

B.8 Back-ups en herstel

• Van de productiedatabase maakt Ailard dagelijks versleutelde back-ups. Die staan bij Hetzner in Duitsland (Storage Box) en, als tweede kopie, op een eigen server van Ailard in Nederland. Die server is niet bereikbaar vanaf internet en alleen de bestuurder van Ailard heeft toegang. Ailard bewaart back-ups 30 dagen.
• Back-ups staan op een andere plek dan de productieserver.
• Ailard test elke maand of een back-up echt terug te zetten is.

B.9 Apparaten en werkplek

• De laptop van Ailard heeft een schermvergrendeling, actuele updates, schijfversleuteling en antivirus.
• Ailard werkt niet op openbare computers en gebruikt op openbare wifi een beveiligde verbinding.
• Bij verlies of diefstal van een apparaat trekt Ailard direct alle sleutels en sessies in.

B.10 Incidenten

• Ailard heeft een datalekprocedure en houdt een register bij van alle beveiligingsincidenten.
• Bij een datalek waarschuwt Ailard u volgens Bijlage D.

Bijlage C – Subverwerkers

C.1 De lijst

De actuele lijst met subverwerkers staat op ailard.nl/subverwerkers. Per partij staat daar de naam, de rol, waar de verwerking plaatsvindt, op welke grond gegevens eventueel buiten de EER gaan, en wanneer de partij wordt ingezet. Welke subverwerkers voor uw software worden gebruikt, staat in Bijlage A.

C.2 Nieuwe of andere subverwerker

1. Wil Ailard een nieuwe subverwerker inschakelen of een bestaande vervangen, dan meldt Ailard dat per e-mail aan de contactpersoon privacy uit Bijlage A. Dat gebeurt minstens 30 dagen voordat de nieuwe subverwerker uw gegevens gaat verwerken. Ailard past ook de lijst op de website aan.
2. In de melding staat: de naam van de partij, wat ze doet, waar ze de gegevens verwerkt, op welke grond gegevens eventueel buiten de EER gaan, en vanaf wanneer.
3. U kunt binnen die 30 dagen bezwaar maken per e-mail aan hello@ailard.nl. Geef daarbij aan waarom. Een bezwaar moet gaan over de bescherming van persoonsgegevens.
4. Maakt u bezwaar, dan zoeken we samen een oplossing. Bijvoorbeeld: de nieuwe partij wordt niet voor uw software gebruikt, of u kiest een ander AI-niveau.
5. Komen we er binnen 30 dagen na uw bezwaar niet uit, dan mag u het deel van de hoofdovereenkomst opzeggen dat de nieuwe subverwerker nodig heeft. U betaalt dan geen boete. Wat u vooruit hebt betaald voor de periode na de opzegging, krijgt u terug.
6. Maakt u geen bezwaar binnen 30 dagen, dan geldt uw toestemming.

C.3 Spoed

Moet een subverwerker snel worden vervangen, bijvoorbeeld omdat die partij failliet gaat, een ernstig beveiligingsprobleem heeft of de dienst stopt? Dan mag Ailard korter dan 30 dagen vooraf melden, of direct na de vervanging. U kunt dan alsnog bezwaar maken zoals hierboven. Ailard kiest in zo'n geval een vervanger die minstens dezelfde bescherming biedt.

C.4 Klanten die zelf verwerker zijn

Bent u verwerker voor uw eigen klanten (artikel 14)? Geef de melding dan door aan uw klanten. Bezwaren van uw klanten stuurt u binnen de termijn van 30 dagen door aan Ailard.

Bijlage D – Afspraken over datalekken

D.1 Termijn

Ailard meldt een datalek zonder onnodige vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat Ailard het lek heeft ontdekt. Ailard meldt ook als nog niet zeker is of er persoonsgegevens zijn geraakt, maar dat wel waarschijnlijk is.

Waarom deze termijn? Als verwerkingsverantwoordelijke moet u een datalek meestal binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ailard meldt vroeg genoeg om u daar tijd voor te geven.

D.2 Hoe

Ailard meldt het lek per e-mail aan de contactpersoon bij datalekken uit Bijlage A, en belt die persoon ook. Is die persoon niet bereikbaar, dan meldt Ailard het aan de contactpersoon privacy.

D.3 Inhoud van de melding

Ailard geeft zoveel mogelijk van de volgende informatie. Wat nog niet bekend is, geeft Ailard zo snel mogelijk later door.

• Wat er is gebeurd, en wanneer (datum en tijd van het lek en van de ontdekking).
• Hoe het is ontdekt.
• Welke systemen, software en subverwerkers erbij betrokken zijn.
• Welke soorten persoonsgegevens geraakt zijn, en of daar bijzondere gegevens, BSN's of financiële gegevens bij zitten.
• Van welke groepen mensen, en hoeveel mensen en records ongeveer.
• Of de gegevens versleuteld of op een andere manier onleesbaar waren.
• Wat de waarschijnlijke gevolgen zijn voor de betrokkenen.
• Welke maatregelen Ailard al heeft genomen en nog gaat nemen om het lek te stoppen en de gevolgen te beperken.
• Wat u zelf kunt of moet doen, zoals wachtwoorden laten wijzigen.
• Contactgegevens van Ailard voor vragen.

D.4 Na de melding

• Ailard houdt u op de hoogte totdat het lek is opgelost.
• Ailard helpt u met de informatie die u nodig hebt voor een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen.
• Ailard bewaart bewijs (zoals logs) en wist niets wat voor het onderzoek nodig is.
• Ailard legt het lek vast in het eigen datalekregister.
• Na afloop krijgt u een korte evaluatie: wat ging er mis en wat doet Ailard om herhaling te voorkomen.

D.5 Lek bij een subverwerker

Meldt een subverwerker een lek aan Ailard dat uw gegevens raakt, dan geeft Ailard dat aan u door volgens deze bijlage. De termijn begint te lopen zodra Ailard de melding van de subverwerker heeft ontvangen.