Privacyverklaring

Versie 1.4 · 14 oktober 2026

1. Wie zijn wij?

Ailard B.V. maakt maatwerksoftware en automatiseringen voor bedrijven. In deze verklaring heten we "Ailard", "wij" of "ons".

Ailard heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (FG). Dat is voor een bedrijf als het onze niet verplicht. Voor alle vragen over privacy kunt u terecht bij Allard Volker via hello@ailard.nl.

2. Twee rollen: wanneer is deze verklaring van toepassing?

Ailard heeft twee verschillende rollen. Dat is belangrijk, want het bepaalt wie verantwoordelijk is voor uw gegevens.

a. Ailard bepaalt zelf wat er met uw gegevens gebeurt

Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt voor:

• het bezoeken van onze website;
• het plannen van een kennismakingsgesprek;
• contact via e-mail of WhatsApp;
• de zakelijke relatie met onze klanten en hun contactpersonen;
• facturen en onze administratie;
• meldingen van beveiligingslekken.

Deze privacyverklaring gaat over deze rol.

b. Ailard werkt in opdracht van een klant

Wij bouwen en beheren software voor bedrijven. Die software draait op een server op naam van de klant, of op een server die wij voor de klant regelen. Voor het beheer hebben wij toegang tot die server en tot de gegevens die erin staan, bijvoorbeeld klantgegevens, facturen of notities van onze klant.

Voor die gegevens is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke. Ailard is dan verwerker: wij werken alleen in opdracht van de klant. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Welke andere bedrijven ons daarbij helpen, leest u op de pagina subverwerkers.

Staan uw gegevens in software die wij voor een ander bedrijf hebben gemaakt? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf. Wij helpen dat bedrijf om uw vraag te beantwoorden.

3. Welke gegevens gebruiken we, waarvoor en waarom mag dat?

De AVG noemt de reden waarom wij gegevens mogen gebruiken een "grondslag". Per onderdeel leest u welke gegevens wij gebruiken, waarvoor, op welke grondslag en hoe lang wij ze bewaren.

3.1 Bezoek aan de website

Onze website is een eenvoudige site zonder cookies en zonder scripts of lettertypes van andere bedrijven. Meer daarover leest u in de cookieverklaring.

Anonieme bezoekstatistieken (Umami). Om te zien welke onderdelen van de site worden gelezen en gebruikt, meten wij het bezoek met Umami. Umami is open-source software die wij zelf beheren op onze eigen server in Frankrijk. Er gaan dus geen gegevens naar een ander bedrijf.

• Gegevens: de pagina, de verwijzende website, het type apparaat, browser en besturingssysteem, de taal, de grootte van het scherm en een paar handelingen op de site: welk hoofdstuk u hebt bekeken, welke regel of knop u hebt aangeklikt, welke vraag of case u hebt geopend en de urenband die u in de rekentool invult. Wat u in de rekentool of in een bericht typt, slaan wij niet op.
• Wat wij niet doen: wij plaatsen geen cookies en slaan niets op in uw browser. Wij slaan uw IP-adres niet op. Wij maken geen schermopnames en geen heatmaps en delen niets met andere bedrijven. Wij volgen u niet over andere websites heen. Staat in uw browser "Do Not Track" aan, dan meten wij u niet.
• Hoe dat werkt: Umami gebruikt uw IP-adres en browsergegevens alleen op het moment van het bezoek, om te herkennen dat meerdere handelingen bij hetzelfde bezoek horen. Daarvan wordt een versleutelde code gemaakt die niet naar u te herleiden is en die na verloop van tijd wisselt. Het IP-adres zelf wordt niet bewaard.
• Doel: begrijpen welke onderdelen van de site werken en welke niet, om de site te verbeteren.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Wij gebruiken alleen geanonimiseerde gegevens en geen cookies of andere opslag op uw apparaat, daarom is voor deze meting geen toestemming nodig.
• Bewaartermijn: 26 maanden. Daarna verwijderen wij de statistieken.

Wel slaat onze webserver, zoals elke webserver, automatisch technische gegevens op als u een pagina opvraagt. Dat heten serverlogs.

• Gegevens: uw IP-adres, het tijdstip, de pagina die u opvraagt en uw browser en besturingssysteem (de zogenoemde user agent).
• Doel: de website laten werken, storingen oplossen en de site beschermen tegen misbruik en aanvallen.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Ons belang is een veilige en goed werkende website. We gebruiken deze gegevens niet om u te volgen of een profiel van u te maken.
• Bewaartermijn: 14 dagen. Daarna worden de logs automatisch verwijderd. Bij een aanval of incident kunnen we de logs die daarover gaan langer bewaren, zolang dat nodig is om het incident te onderzoeken en af te handelen.

3.2 Een kennismakingsgesprek plannen

Op de pagina /gesprek kunt u een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten plannen.

• Gegevens: uw naam, uw e-mailadres, het gekozen tijdstip en, als u dat invult, uw bedrijfsnaam en een korte toelichting. Tijdens het videogesprek ziet en hoort Allard u, maar het gesprek wordt niet opgenomen of uitgeschreven, tenzij wij dat vooraf met u afspreken en u daarmee instemt.
• Hoe het werkt: een kleine dienst op onze eigen server (dezelfde server als de website) kijkt in de agenda van Allard welke tijden vrij zijn. Daarbij ziet de dienst alleen "vrij" of "bezet", niet wat er in de agenda staat. Kiest u een tijd, dan maakt de dienst een afspraak in de Google Agenda van Allard. U staat daarin als genodigde, met een link naar Google Meet. Google stuurt u de uitnodiging per e-mail.
• Klantenlijst: dezelfde dienst zet uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, toelichting en het tijdstip ook in een eenvoudige lijst op onze eigen server, zodat Allard het gesprek en de vervolgstappen kan bijhouden. Alleen Allard kan die lijst inzien.
• Bron van uw bezoek: kwam u via een link met een campagnecode (bijvoorbeeld uit een LinkedIn-bericht of onze nieuwsbrief), dan noteren wij die code bij de afspraak en in de lijst. Zo weten wij welke berichten werken. Wij gebruiken daarvoor geen cookies en volgen u niet over andere sites. Mailt u ons vanaf zo'n link, dan staat dezelfde code in het onderwerp van de e-mail. Appt u ons, dan begint het voorgevulde bericht met een korte zin over waar u vandaan komt, bijvoorbeeld "ik kom via LinkedIn". U ziet die zin en kunt hem aanpassen of weghalen.
• Doel: het gesprek inplannen, u een uitnodiging sturen en het gesprek voeren.
• Grondslag: u vraagt zelf om het gesprek. Plant u het gesprek voor uzelf als ondernemer (bijvoorbeeld met een eenmanszaak), dan is de grondslag het nemen van maatregelen op uw verzoek voordat er een overeenkomst is (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Plant u het voor het bedrijf waar u werkt, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om op uw verzoek met uw bedrijf in gesprek te gaan (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Bewaartermijn: de afspraak blijft in de agenda staan tot 12 maanden na het gesprek. De regel in de klantenlijst wordt automatisch verwijderd 12 maanden na de laatste wijziging. Wordt u klant, dan gelden de termijnen van paragraaf 3.4.
• Technische logs van de planningsdienst: om misbruik en spam te voorkomen, houdt de dienst kort uw IP-adres bij (zogenoemde rate limiting: een maximum aantal verzoeken per IP-adres). Die gegevens worden na maximaal 7 dagen verwijderd. Behalve de afspraak en de klantenlijst hierboven slaat de dienst niets blijvend op. Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging).
• Het formulier bevat een onzichtbaar veld dat alleen spamrobots invullen. Daarvoor gebruiken we geen cookies en geen gegevens van u.

3.3 Contact via e-mail of WhatsApp

• Gegevens: uw naam, e-mailadres of telefoonnummer, de naam van uw bedrijf, de inhoud van uw bericht en eventuele bijlagen. Bij WhatsApp ook uw profielnaam en profielfoto, zoals u die in WhatsApp hebt ingesteld.
• Doel: uw vraag beantwoorden en, als u dat wilt, een offerte maken.
• Grondslag: voor ondernemers die zelf contracteren: maatregelen op uw verzoek voordat er een overeenkomst is (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor medewerkers van een bedrijf: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en zaken te doen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Bewaartermijn: wordt u geen klant, dan bewaren wij uw berichten tot 12 maanden na het laatste contact. Wordt u klant, dan gelden de termijnen van paragraaf 3.4.

Let op bij WhatsApp. WhatsApp is een dienst van Meta. Berichten zijn end-to-end versleuteld, maar WhatsApp verwerkt wel gegevens over uw gebruik (bijvoorbeeld uw telefoonnummer en wanneer u berichten stuurt). Daarvoor is WhatsApp zelf verantwoordelijk, volgens het privacybeleid van WhatsApp. Wilt u dat liever niet? Stuur ons dan een e-mail. Stuur via WhatsApp bij voorkeur geen gevoelige gegevens, zoals gegevens over gezondheid of wachtwoorden.

Wij gebruiken de WhatsApp-app op de telefoon van Allard Volker. Chats bewaren wij niet langer dan de termijnen in deze verklaring.

3.4 Klanten en contactpersonen

• Gegevens: naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen; afspraken, offertes, opdrachten en correspondentie; gegevens over de diensten die wij leveren.
• Doel: de overeenkomst uitvoeren, afspraken maken, de software opleveren en beheren, en contact houden over het werk.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), voor zover u zelf onze contractpartij bent. Voor contactpersonen die namens een bedrijf optreden: ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met dat bedrijf uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Bewaartermijn: zolang de samenwerking loopt en daarna 2 jaar, zodat wij vragen over garantie en nazorg kunnen beantwoorden. Gegevens die in onze administratie horen, bewaren wij zo lang als de wet voorschrijft (zie 3.5).

Wij sturen geen nieuwsbrief en geen andere marketingmail.

3.5 Facturen en administratie

• Gegevens: naam en adres van het bedrijf, naam van de contactpersoon, e-mailadres voor facturen, bankrekeningnummer, factuur- en betaalgegevens, btw-nummer.
• Doel: facturen sturen, betalingen verwerken en onze boekhouding voeren.
• Grondslag: wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG), want wij moeten een administratie bijhouden voor de belasting.
• Bewaartermijn: 7 jaar, zoals de wet voorschrijft (artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek en artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

3.6 Meldingen van beveiligingslekken

Meldt u een beveiligingslek volgens onze responsible-disclosureregeling? Dan gebruiken wij uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw melding om het lek te onderzoeken, op te lossen en u op de hoogte te houden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Bewaartermijn: 2 jaar na het afhandelen van de melding. Wilt u dat wij u bedanken in een publieke lijst, dan noemen wij uw naam alleen met uw toestemming.

4. Moet u ons gegevens geven?

Nee, dat is niet verplicht. Maar zonder uw naam en e-mailadres kunnen wij geen gesprek met u plannen, en zonder contactgegevens kunnen wij uw vraag niet beantwoorden. Wordt u klant, dan hebben wij de gegevens nodig die in de overeenkomst en op de factuur moeten staan.

5. Geautomatiseerde besluiten en AI

Wij nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen of vergelijkbare grote gevolgen voor u hebben (artikel 22 AVG). We maken geen profielen van websitebezoekers.

Voor onze eigen communicatie en administratie gebruiken wij de AI-dienst Claude van Anthropic, bijvoorbeeld om e-mails samen te vatten of een offerte op te stellen. Daarbij kunnen uw naam, uw bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht in de AI-dienst komen. Anthropic verwerkt die gegevens in de Verenigde Staten en gebruikt ze niet om modellen te trainen. De AI doet alleen voorstellen; Allard Volker beslist.

Hoe wij AI gebruiken bij het bouwen en in de software die wij leveren, leest u in de AI-verklaring.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met bedrijven die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met deze bedrijven hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Google, Hostinger, Anthropic en Jortt zijn voor deze gegevens onze verwerkers: zij werken in onze opdracht. WhatsApp is voor een deel van de gegevens zelf verantwoordelijk (zie paragraaf 3.3).

Wij geven gegevens ook door als de wet ons dat verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op bevel van een rechter.

7. Gegevens buiten Europa

Wij kiezen waar het kan voor opslag binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze website en planningsdienst draaien in Frankrijk.

Google, Anthropic en WhatsApp (Meta) zijn Amerikaanse bedrijven of maken daar deel van uit. Daardoor kunnen gegevens in de Verenigde Staten worden verwerkt. Dat mag alleen met extra waarborgen. Deze bedrijven gebruiken:

• het EU-VS Data Privacy Framework (voor zover het bedrijf daarbij is aangesloten): een besluit van de Europese Commissie dat bedrijven die zich daarbij hebben aangesloten voldoende bescherming bieden. Dit besluit geldt nog. Er loopt wel een hoger beroep tegen bij het Europese Hof van Justitie (zaak C-703/25 P). De uitkomst daarvan is nog niet bekend;
• en daarnaast standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie: vaste afspraken over de bescherming van gegevens.

Een Amerikaans bedrijf kan in bepaalde gevallen door Amerikaanse overheden worden verplicht om gegevens af te geven. Dat risico kunnen wij niet volledig uitsluiten. Daarom delen wij via deze diensten niet meer dan nodig is. Wilt u een kopie of meer informatie over de waarborgen? Mail ons.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Bijvoorbeeld:

• de website en de planningsdienst werken alleen via een versleutelde verbinding (https);
• alleen Allard Volker heeft toegang tot de server, de mail en de agenda, met tweestapsverificatie op alle accounts;
• logs worden automatisch verwijderd na de termijnen in deze verklaring;
• wij houden software up-to-date.

Merkt u een beveiligingsprobleem op? Meld het via onze responsible-disclosureregeling.

9. Uw rechten

U hebt deze rechten:

• Inzage: u mag weten welke gegevens wij van u hebben.
• Correctie: kloppen uw gegevens niet, dan passen wij ze aan.
• Verwijdering: u kunt vragen om uw gegevens te wissen. Dat doen wij, tenzij wij ze moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de belasting.
• Beperking: u kunt vragen om het gebruik van uw gegevens tijdelijk stop te zetten.
• Overdracht: u kunt vragen om gegevens die u ons zelf gaf in een gangbaar bestand te krijgen of aan een ander te laten sturen.
• Bezwaar: gebruiken wij uw gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang, dan kunt u daartegen bezwaar maken. Wij stoppen dan, tenzij wij zwaarwegende redenen hebben om door te gaan.

Stuur uw verzoek naar hello@ailard.nl. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan kan dat langer duren (maximaal twee maanden extra). Dat laten wij u dan binnen een maand weten. Soms moeten wij eerst controleren of u echt bent wie u zegt. Wij vragen dan om zo min mogelijk extra gegevens, en nooit zonder reden om een kopie van uw identiteitsbewijs.

10. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. U hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. Bijvoorbeeld als wij een nieuwe dienst gaan gebruiken. Dat doen wij voordat de nieuwe dienst in gebruik gaat. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Bij grote wijzigingen informeren wij klanten ook per e-mail.

Zie ook: cookieverklaring · AI-verklaring · verwerkersovereenkomst · subverwerkers · juridische informatie